1	Integration von Dokumentenmanagement und Übersetzung Chancen und Probleme Eine Fallstudie
2	Inhalt Hintergrund Fallbeispiel – KorAx Ergebnisse
3	Szenario Manager eines kleinen bis mittleren Unternehmens sucht integrierte Dokumenten/Übersetzungsmanagementlösung Messebesuch SAP (EDV Leiter verbietet aber jede weiter Verzögerung durch neue Features) – ORACLE – Features (2000-10.000 € pro Feature)- XML – Fax/Scan Integration … tolle neue Features in der nächsten Version (geheim …) Was ich aber haben wollte ist ein einfaches System um meine Dokumente in 10 Sprachen (mit China, Japan, Arabisch) verwalten und produzieren …
4	Thematik Bei vielen Dokumenten ändert sich von einer Version zur nächsten nur 5 – 20 % des Inhalts Softwaredokumentation Gesetzestexte 15-25 EU Amtssprachen Benutzermanuale Autoindustrie, Telekommunikation ... Gilt natürlich nicht für literarische Werke Bsp: Softwarelokaliserung Betriebssystem Unix – Manuale ~ 1000 – 2000 SGML Dateien Etwa 10 – 1000 Segmente pro Datei Insgesamt etwa 200.000 Segmente ~ 5 – 10 % Änderungen Tw. minimal, etwa Versionsnummern, Monatsnamen, Umgruppierungen Konsistenz Änderungsmanagement CVS / Diff Werkzeuge
5	Fallbeispiel: KorAx KorAx ist einer der weltweitführenden SetTop-Boxenhersteller aus Korea Ausgangslage ~ 100 mehrsprachige Manuale pro Jahr In unterschiedlichsten Formaten – RTF etc. 3 Redakteure FIGS, Asiatische Sprachen, Farsi, Arabisch (BIDI) Produktion/Übersetzung aus dem Englischen ~ 500.000 $ Übersetzungskosten ~ 100.000 $ DTP Kosten (ohne Druck) KorAx Management war dies zu teuer Suche nach Einsparpotential
6	Ausgangssituation (in $)
7	Startproduktionsprozess
8	Ziel der Umstellung Einheitliches Dokumentenformat Publizieren Einfaches Editieren - so wie gewohnt mit WinWord PDF Ausgabe / HTML (ggf. für Website) Redakteur sollte Produktion selbst anstoßen können (Master) Übersetzungsprozess automatisieren Aus Koreanisch heraus produzieren Übersetzer sollen leicht einzubinden sein Abhängigkeit von Übersetzungsdienstleistern reduzieren Vereinfachtes Dokumentenmanagement > 50 % Kostenersparnis
9	Vorgehensweise Analyse Synthese Implementierung
10	Analyse Dokumentenformat WinWord, MIF, diverse andere Formate Tw. sprachspezifisch kodiert Produktion aufwändig durch Vielfalt der Formate Übersetzungsdatenbanken Alle Übersetzungen wurden von einem externen Übersetzungsdienstleister erbracht, der auch die Übersetzungsdatenbanken in „seinem Besitz hat und als seinen Besitz betrachtet“ Übersetzungs-System des Dienstleisters kann nicht aus Koreanisch heraus übersetzen Qualität der Datenbankeninhalt sehr unterschiedlich Übersetzungsprozess an einem Anbieter gekoppelt Massive Abhängigkeit
11	Synthese / Empfehlung Umstellung auf XML Konvertieren aller Dokumente nach XML Muss konsequent durchgeführt werden Bearbeitung mit XML Editor mit Stylesheets Umstellung auf ein Übersetzungssystem Intern zu verwenden – Server-Lösung Konvertierung der externen Übersetzungsdatenbank nach Standard Aus Koreanisch heraus verwendbar Von verschiedenen Unternehmensteilen verwendbar Übersetzer arbeiten nicht mehr im/mit Originaldokument, sondern mit einem XML (XLIFF) Lokalisierungsstandard Publizieren nach PDF Auch nach HTML, Text, RTF …
12	Vorgehensweise bei der Implementierung Analyse der vorhandenen Dokumentenstruktur and Datenbanken Semantische Struktur der Dokumente Notwendige Formatunterstützung Abbildung der Dokumente nach XML DTD-Entwurf Untermenge von DocBook verwendet -> DocTrans DTD Konvertierung der bestehenden Dokumente nach DocTrans XML Manuell und wenn möglich mit Konvertierungswerkzeug Installation eines Übersetzungssystems Konvertierung der externen Datenbanken Beinhaltet einfaches Dokumentenmanagementsystem Änderungen in Übersetzungen werden automatisch in DB übernommen Verschiedene Editoren Installation einer einfachen Publishing-Strecke Von Redakteuren zu steuern
13	Publishing Werkzeuge Dokumente werden über eine webbasierte Oberfläche verwaltet Kollektionsbasiert XML Editor Zur Erstellung/Bearbeitung der Dokumente Open Source (Xerces, Xerlin, iText …) Verwendet DocTrans DTD Publisher zur Ausgabe-Generierung Open Source (FOP, Batik, JDOM, Xalan, …) Für PDF optimiert Kann vom Redakteur bedient werden
14	Übersetzungswerkzeuge TM („Übersetzungsgedächtnis“) MySQL – relationale DB TMX – XML Standard für TMs ähnlichkeitsbasierte Übersetzung Web basiert Alignierungswerkzeug Zur Erstellung von TMX Datenbanken Editor Übersetzungseditor XLIFF basiert Terminologiewerkzeug Web basiert
15	Neuer Produktionsprozess
16	Einsparungseffekte (in $)
17	Risiken/Probleme Ausgabe tw. nicht so möglich wie vorher Fehler/mangelnde Unterstützung in FOP (Open Source) Konvertierung der Ausgangsdaten zu umständlich bzw. unmöglich TM Daten Mangelnde Kooperation Redakteure – Arbeitsplatzverlust / keine Überstunden Übersetzungsdienstleister – verliert Einfluss durch Verwendung von Standards; will TM Daten behalten Ggf. völlig überflüssig, da mit Übersetzer direkt gearbeitet werden kann DTP-Abteilung/Dienstleister: wird überflüssig
18	Vorteile Dokumente leicht mit verschiedenen Werkzeugen lesbar / verarbeitbar Verwendung von XML Standards Auf unterschiedliche OS übertragbar (Linux) Beliebige Weiter/Wiederverwendbarkeit der Dokumente Verwendung in anderen Anwendungsbereichen „Wissensmanagement“ Redakteure konzentrieren sich auf den Text, nicht die Produktionsschritte Übersetzungs-/DTP Dienstleisterunabhängigkeit
19	Zusammenfassung Eine Einsparung von > 50 % ist machbar Bei begrenzbaren Systemkosten Umstellung muss konsequent erfolgen Keine Teilumstellung Management muss die Umstellung vorantreiben Durchsetzung gegenüber externen Zulieferern Zeit investieren Redakteure müssen vom Vorteil der Produktionsmethode überzeugt sein Ev. Einschränkung in der Ausgabe hinnehmen PDF